I presenti termini e condizioni regolano la partecipazione dei soci dei Club Rotaract e di eventuali rotariani, accompagnatori ovvero ospiti esterni all’evento “Congresso Nazionale 2026”, così come gestito ed organizzato dal Distretto Rotaract 2071.
1. ESCLUSIONE DI RESPONSABILITÀ PER ERRORE DEL PARTECIPANTE
La Commissione Organizzatrice, presieduta dal Rappresentante Distrettuale del Distretto Rotaract 2071, non potrà essere considerata responsabile per omissioni, refusi e/o errori commessi dal Partecipante all’atto della compilazione dei dati di partecipazione.
I Partecipanti riconoscono che i Club Rotaract e il Distretto Rotaract 2071 non perseguono alcun fine di lucro e che l’attività espletata nell’organizzazione dell’evento non riveste natura commerciale.
2. MODALITÀ DI ISCRIZIONE
I partecipanti potranno registrarsi esclusivamente attraverso il presente sito web https://rotaract2071.org, compilandone gli appositi campi.
A seguito della registrazione, il Partecipante deve inviare, tramite e-mail all’indirizzo [email protected], il documento che attesti l’avvenuto pagamento entro e non oltre i tre (3) giorni lavorativi dalla compilazione del form.
Il pagamento dovrà essere effettuato tramite bonifico bancario alle seguenti coordinate:
C/C intestato a: Rotaract Distretto 2071 – Toscana
IBAN: IT11M0523271131000000035032
Causale: ID dell’ordine
Ricevuto l’accredito del bonifico, la Commissione Organizzatrice confermerà tramite e-mail l’avvenuto pagamento.
La prenotazione del Partecipante potrà considerarsi completata unicamente a seguito dell’invio di tale conferma.
Qualora, entro dieci (10) giorni lavorativi dalla data di avvenuto pagamento, il Partecipante non avesse ricevuto l’e-mail di notifica, esso è tenuto a contattare la Commissione Organizzatrice (attraverso l’apposita email: [email protected]), informando della mancanza e fornendo prova dell’avvenuto pagamento.
Le quote di partecipazione comprendono solamente quanto indicato nel programma, con esclusione di tutto quanto ivi non indicato.
3. DIRITTO DI RISERVA
La Commissione Organizzatrice si riserva il diritto di accettare o meno le richieste di partecipazione, sia che provengano da Soci Rotaract che da soggetti terzi.
In ogni caso, la conferma della prenotazione da parte della Segreteria è soggetta alla disponibilità del pacchetto prescelto.
4. SOPRAVVENUTA IMPOSSIBILITÀ A PARTECIPARE
Il Partecipante che abbia già corrisposto quanto dovuto e che per impossibilità sopravvenuta, anche a causa di malattia, si trovi a rinunciare a partecipare, non potrà essere rimborsato dalla Commissione Organizzatrice. Nulla è dovuto dal Distretto Rotaract 2071 al Partecipante rinunziatario.
In caso di impossibilità alla partecipazione all’evento per incompatibilità in base alle norme sanitarie previste o altre limitazioni, nulla è dovuto dalla Commissione Organizzatrice.
In caso di impossibilità alla partecipazione all’evento o a parte di esso per cause di forza maggiore, indipendenti dunque dalla Commissione Organizzatrice (e.g. ritardi o cancellazioni di treni o aerei, congestione della rete stradale), nulla è dovuto dalla Commissione Organizzatrice.
Si informa che, in caso di impossibilità a partecipare, il Partecipante rinuziatario potrà cedere, discrezionalmente, ad altro soggetto interessato a partecipare all’evento “Congresso Nazionale 2026” il maturato diritto di partecipazione.
Il Partecipante rinuziatario avrà cura di inviare, dal medesimo indirizzo indicato dal partecipante al momento della registrazione, esclusivamente all’indirizzo [email protected], la comunicazione di sostituzione del nominativo.
Nella e-mail di sostituzione dovranno essere necessariamente indicati i seguenti dati: il nominativo della persona che sarà sostituita, il nominativo della persona che assumerà la partecipazione, il nome del pacchetto ceduto e/o eventuali compagni di stanza e/o eventuali allergie.
5. MANCATO PAGAMENTO E PAGAMENTO PARZIALE
Il mancato pagamento comporta la non avvenuta registrazione e automaticamente la non partecipazione all’evento denominato “Congresso Nazionale 2026”.
In caso di pagamenti risultanti incompleti, il partecipante sarà invitato a provvedere entro tre (3) giorni lavorativi. Se entro tale scadenza non sarà stata versata la differenza, il Partecipante diverrà automaticamente rinunziatario, pertanto nulla gli sarà dovuto dalla Commissione Organizzatrice.
6. ESIGENZE E CONDIZIONI PARTICOLARI
Il Partecipante è tenuto ad informare la Commissione Organizzatrice circa eventuali esigenze o condizioni particolari, quali allergie, intolleranze alimentari o disabilità, ed a specificare la necessità di servizi personalizzati sin dal momento dell’iscrizione ovvero dal momento successivo in cui tali esigenze o condizioni particolari dovessero essere venute a conoscenza del Partecipante stesso.
Diversamente, la Commissione Organizzatrice non assicura di poter essere in grado di fornire suddetti servizi personalizzati. In caso tali servizi personalizzati non possano essere forniti a causa del ritardo con il quale la particolare esigenza è stata comunicata o nel caso la stessa non sia stata correttamente esplicitata dal Partecipante, la Commissione Organizzatrice non sarà tenuta ad alcuna restituzione o rimborso nei confronti del Partecipante inadempiente.
7. PREFERENZE SUI COMPAGNI DI STANZA
La Commissione Organizzatrice cercherà di soddisfare, ove possibile, le preferenze relative ai compagni di stanza, così come specificate al momento della registrazione. È onere del singolo Partecipante che voglia pernottare in stanze multiple provvedere al reperimento di un sufficiente numero di compagni di stanza.
Qualora ciò non fosse possibile, l’eventuale disponibilità della Commissione Organizzatrice ad aiutare il Partecipante nella ricerca non pone alcun obbligo di risultato in capo al Comitato stesso.
Qualora entro la data di chiusura delle prenotazioni il Partecipante non sia riuscito ad indicare i nominativi del o dei compagni di stanza, la prenotazione verrà automaticamente convertita in quella relativa alla camera che si fosse riuscita a formare, con obbligo del Partecipante di corrispondere la relativa differenza di prezzo.
Qualora in qualunque momento il Partecipante desideri rinunciare alla propria prenotazione, si provvederà così come disposto precedentemente nei presenti termini e condizioni.
È esclusa dai Pacchetti, e pertanto sarà a carico dei Partecipanti, l’Imposta di Soggiorno introdotta con d.lgs. 14 marzo 2011 n.23.
8. ALTERNATIVA IN CASO DI ESAURIMENTO DEI POSTI DISPONIBILI IN STRUTTURA E ANNULLAMENTO EVENTO
Qualora le richieste di pernottamento superassero la disponibilità di stanze opzionate nelle strutture, la Commissione Organizzatrice si riserva il diritto di cambiare la sistemazione del Partecipante in una struttura alberghiera limitrofa (garantita con standard pari o superiori alla categoria tre (3) stelle, e inclusiva dei servizi di pernottamento e colazione) diversa da quella indicata nel Programma in qualsiasi momento, senza obbligo di preavviso e senza che tali varianti comportino il diritto ad alcun rimborso.
La Commissione Organizzatrice si riserva il diritto di modificare, in ogni momento, qualsiasi parte del Programma, senza obbligo di preavviso e senza che tali varianti comportino il diritto ad alcun rimborso.
La Commissione Organizzatrice si riserva, inoltre, il diritto di annullare l’evento in caso di forza maggiore, all’insorgere di gravi motivi o per caso fortuito, senza ulteriori obblighi se non la restituzione delle somme ricevute dai Partecipanti, dedotti gli importi già versati a terzi (alberghi, ristoranti, ecc.) e non ripetibili.
In ogni caso, il Partecipante dichiara di sollevare la Commissione Organizzatrice da qualsivoglia responsabilità dipendente o connessa all’impossibilità di fornire parte dei servizi contemplati nel pacchetto selezionato.
9. ESENZIONE DA RESPONSABILITÀ CIVILE E RIMBORSO DANNI
Il Partecipante dichiara di sollevare la Commissione Organizzatrice da qualsiasi responsabilità civile per danni, materiali e/o fisici, cagionati dolosamente o colposamente da terzi elementi o soggetti per tutta la durata dell’evento.
Ogni Partecipante sarà responsabile per eventuali danni cagionati alle camere degli alberghi e ad ogni luogo ricompreso nel Programma dell’evento nonché per le spese connesse all’uso del minibar ovvero ad altri eventuali extra.
10. GESTIONE DELLE CONTROVERSIE E FORO COMPETENTE
Per ogni controversia dipendente dal rapporto instauratosi tra il Partecipante e la Commissione Organizzatrice, in conseguenza della registrazione del Partecipante stesso, sarà competente in via esclusiva la più corretta sede legale.
11. INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il Partecipante acconsente al trattamento dei dati personali in conformità al regolamento UE 2016/679. I dati verranno utilizzati esclusivamente ai fini della prenotazione e gestione dell’evento da parte della Commissione Organizzatrice.
12. ACCETTAZIONE SENZA RISERVE DEI TERMINI E CONDIZIONI (ARTT. 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12)
Il Partecipante, mediante la compilazione e l’invio del proprio ordinativo, dichiara di aver letto ed espressamente accettato tutti i presenti termini e di condividere le presenti condizioni.